Siete consejos para tener éxito en sus proyectos

En la actualidad la mayor parte de las iniciativas estratégicas de las organizaciones son materializadas a través de proyectos.

Edna Melgarejo, PMP. Directora de Proyectos de Eforcers S.A. Edna Melgarejo, PMP. Directora de Proyectos de Eforcers S.A.
De acuerdo con las estadísticas publicadas por el PMI en el PMI’s Pulse of the Profession en marzo de 2013, aún existe a nivel global un alto porcentaje de proyectos que no alcanzan sus objetivos o que son cancelados durante su ejecución. Esto genera que las organizaciones pierdan dinero y su motivación en la ejecución de los mismos.

Sé que no existen recetas mágicas, pero durante mi ejercicio como directora de proyectos, y múltiples charlas con mis colegas, he identificado algunas prácticas que pueden reducir la brecha de proyectos fallidos o que no cumplan con sus objetivos.

A continuación comparto lo que he denominado los 7 consejos para tener éxito en los proyectos:

1. Asociarlo a un objetivo estratégico: todo proyecto debe buscar un beneficio para la organización, por lo que es recomendable que se encuentren alineados a un objetivo estratégico, claramente definido y cuantificado, que permita medir sus resultados.

2. Asignar un “Gerente de Proyecto”:
la Gestión de Proyectos es una profesión, es decir que quien ejecuta el rol debe tener una formación específica y adecuada, contar con una serie de competencias y habilidades complementarias que respalden el éxito de un proyecto.

3. Adoptar algún tipo de guía, metodología o práctica de Gestión de Proyectos: es importante que la organización estructure y adapte algún marco o guía reconocida y comprobada de Gestión de Proyectos; esto permite tener un proceso organizado que logre estandarizar la forma cómo se ejecutan los proyectos y aplicar prácticas avaladas en el ámbito mundial.

4. Acotar claramente el alcance:
Es importante que se busquen los espacios para que los interesados, patrocinadores y el equipo conozcan a profundidad el alcance y los requerimientos para generar una visión compartida, y de esta forma evitar o reducir los cambios que puedan generarse a causa de un alcance débilmente definido.

5. Identificar oportunamente a los interesados del proyecto y definir una estrategia para su gestión: siempre debemos determinar los diferentes grupos de interés, definir qué y cómo los vamos a involucrar en la ejecución, cómo los vamos a mantener informados (inclusive aislados en algunos casos), cómo va a ser su proceso de gestión del cambio, entre otros aspectos.

6. Mantener un espacio abierto para la comunicación: este es uno de los factores más determinantes; cuando se da de forma abierta, oportuna y asertiva se genera un ambiente óptimo de trabajo, comunicando la información necesaria y constante y abriendo espacios al diálogo en todos los niveles del proyecto.

7. Mantener una postura negociadora en pro del proyecto:
como Gerentes de Proyecto debemos velar y lograr la rentabilidad de este, orientados al cumplimiento del objetivo estratégico al que se alineó, y debemos adoptar una actitud negociadora, conciliadora y argumentativa para llegar a acuerdos que al final beneficien a los resultados.

Siguiendo estos consejos, promoviendo al interior de nuestras organizaciones una buena Gestión de Proyectos y apalancándonos de las experiencias y buenas prácticas que otros han identificado y compartido, lograremos mejores resultados y llevaremos a nuestra organización a un nivel superior y más competitivo.

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