Adminístrese a sí mismo, para poder administrar su empresa

por Patricia Fuel

Administrar de una manera óptima sus finanzas personales puede aportar al desarrollo de habilidades y competencias que le servirán a la hora de administrar su emprendimiento empresarial.

Patricia Fuel, directora de Parque E. Patricia Fuel, directora de Parque E.
Cada persona en el mundo está sujeta a percibir ingresos y tener gastos. Aun si se trata de alguien que vive de la caridad o que no tiene un empleo formal, siempre se necesita recibir de alguna fuente los ingresos para luego gastar en algo.

Es importante que todos reconozcan que tienen ingresos y gastos, incluso si se vive de la economía de los padres o de la pareja, y por eso es importante tener un entendimiento básico de la economía personal, lo cual es el primer paso para posteriormente pensar en manejar una empresa, bien sea a otros o su propio emprendimiento.

Comencemos con el análisis del flujo de caja personal. Esto es algo que aparentemente cualquiera piensa que lo maneja, pero a usted, amigo lector, lo invito a hacer la siguiente reflexión: ¿Tiene elaborado un registro detallado de sus ingresos y gastos mensuales, y sabe cómo está esa relación? No estoy diciendo que lo haga en la mente, le estoy preguntando si tiene la información desagregada, detallada, con cuentas precisas de cuáles son sus gastos periódicos, y cuánto necesita para vivir cada mes. El resultado podría sorprenderlo, y esa sencilla operación matemática de ver si los ingresos son superiores, inferiores o iguales a los gastos, puede mostrarle algo distinto a la percepción que tiene hoy.

Manejar una empresa, bien sea propia o de otra persona, implica la toma de decisiones basadas en datos y en hechos. La matemáticas son exactas y ayudan en estas decisiones. Sin embargo, cuando hablamos de la economía personal muchas veces no tenemos en cuenta los datos y hechos, ni siquiera los registramos como flujo de caja, y las decisiones de compra muchas veces se basan en sentimientos, circunstancias o emociones. Al ser empresarios de nosotros mismos tenemos que replantear la motivación para la toma de esas decisiones, pues, si se basan en lo emocional sin tomar en cuenta datos y hechos reales, esto podría llevar a la quiebra de la empresa que en este caso, es cada uno de nosotros.

Mis recomendaciones al respecto son las siguientes:

1. Tome conciencia de lo importante que es usted como empresa, y que debe ser la primera empresa exitosa antes de pretender ser empresario en escala mayor. 

2. Le invito a que haga su flujo de caja. No tome este ejercicio a la ligera. Tome el tiempo suficiente de repasar no solamente los tres o cuatro gastos principales, sino toda la lista de gastos detallados que a veces consideramos insignificantes pero que la sumatoria de estos pueden tener un gran impacto en las finanzas personales. Incluya taxis, almuerzos, invitaciones, entretenimiento, regalos, paseos, cine, etc. Puede ser un ejercicio que se haga una vez al año o cada semestre, y puede cambiar significativamente las decisiones que tome. A veces no identificamos claramente por qué nuestra economía no prospera, o por qué estamos en unas condiciones mejores o peores que en otro periodo de evaluación, y muchas veces allí vamos a encontrar la respuesta. Entonces mi invitación es a que registre todo, le dedique tiempo, e incluso cuando termine la primera versión de este ejercicio continúe revisando durante la semana o durante el mes, cada vez que recibe una factura o cuenta para pagar, si realmente estaba registrada. (Esto lo puede hacer en un cuaderno aunque le invito a que el Excel básico puede hacerle de manera más práctica esta labor).

3. Una vez realizada esta relación de ingresos y gastos, haga la operación matemática de restar, si los ingresos menos gastos dan más o menos que cero. Si el resultado es negativo, revise en detalle esos gastos relacionados y evalúe cuáles puede eliminar. Se puede sorprender del impacto que tiene eliminar cosas sencillas que considera que no cuestan mucho pero que van sumando y haciendo una especie de drenaje en las finanzas personales. 

4. Si la relación le da positivo, le invito nuevamente a que haga la relación de los gastos y que no olvide ninguno. Recuerde tener en cuenta: ahorros, donaciones, obras de caridad, peluquería, etc. No subestime nada, porque a veces tenemos un subregistro de lo que nosotros gastamos, y seguimos sin entender cuál es la situación actual financiera que tenemos. 

5. Si aún así está correcta la operación y le da positivo, debe revisar sus proporciones de ahorro. Si bien hay algunas teorías que dicen que debe ser al menos el 10%, considero que para lograr un proceso de capitalización en sus finanzas y tener ahorros que le permitan llevar a cabo algunos proyectos de mayor alcance, como la adquisición de activos fijos o alguna inversión, o estar preparados cuando una oportunidad se presente, debería ser del 30% de los ingresos. Mire entonces si con la diferencia que le da podría ponerse esa meta o qué requiere revisar tanto en sus ingresos como en sus gastos para llegar a esa meta de ahorro y poder acumular un capital.

6. Si la relación le da exactamente igual, es una situación que exige cuidado, pues hay un riesgo latente de que se presente un imprevisto o alguna circunstancia que cambie su ingreso, y su economía entra en crisis rápidamente. Revise cómo puede incrementar sus ingresos y disminuir los gastos para que su flujo de caja sea más saludable, tal como si fuera el flujo de caja de una compañía.

Si usted es un buen gerente de esa empresa, que es usted mismo, en este ejercicio podrá desarrollar habilidades y competencias que le van a permitir estar preparado para asumir retos mayores como administrar la empresa de otro, y por qué no, liderar su propio emprendimiento empresarial.

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