Tips clave cuando quiere planear un evento (sin arruinar su bolsillo)

Ya sea porque es una reunión familiar o porque está planeando el reencuentro con los compañeros del colegio, tiene que hacer una preparación que le ayude a no olvidar ningún detalle y, especialmente, a ahorrar.

Tips clave cuando quiere planear un evento (sin arruinar su bolsillo) Tips clave cuando quiere planear un evento (sin arruinar su bolsillo)

Los colombianos suelen caracterizarse por una personalidad extrovertida y bastante social, aman estar en familia y tener una excusa para reunirse porque sí y porque no; así que esos momentos sociales tan recurrentes pueden ser espontáneos o programados y, depende de ello, cuánto se pueda llegar a gastar.

Y es que aunque es muy chévere que se den las cosas de forma fortuita, lo cierto es que planearlo puede ayudar a ahorrar mucho más dinero, porque se tiene un límite y se sabe qué se va a hacer y qué se va a consumir. Por eso, Diego Moya, Fundador de Moya producciones dice que “no importa si es un evento personal o corporativo, lo fundamental es establecer objetivos claros y metas a lograr”.

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Es así como el experto señala que existen cuatro elementos clave, en la etapa de planeación, que garantizan el éxito de un evento y evitan que malgastemos el dinero:

  • Concepto o idea: Determinar cómo se quiere el evento, enmarcarlo en un concepto.
  • Presupuesto: implica saber con claridad cuánto dinero se tiene y cuánto se desea invertir, lo que permite “aterrizar” e impide gastar de más. Siempre se debe trabajar de la mano con y cuidando el presupuesto.
  • Fecha: identificar el día en que sea más fácil para los invitados asistir dependiendo de la ocasión. Según un ejemplo del experto: “si es un cumpleaños que cae entre semana, lo ideal es postergar la celebración para el fin de semana. Si se trata de un evento corporativo, se debe procurar no hacerlo los lunes, cuando todos están llenos de trabajo”. Es así como lo más conveniente es no elegir la fecha “tan encima” ya que se debe dejar un tiempo prudente para que la planeación del evento sea exitosa y no improvisada.
  • Lugar: se tiene que considerar un sitio en donde se pueda recibir a los invitados cómodamente y, además, reservarlo con anticipación. Considere las necesidades de la reunión y el espacio que necesitará para suplir éstas.

Los errores

El problema cuando se planea un encuentro de cualquier tipo es que todo se traduce en grandes fugas de dinero: el simple hecho de no planear y tener que comprar luego, puede resultar hasta un 50% más caro todo.  “No se debe, bajo ninguna circunstancia,  trabajar sin una lista de chequeo. Un evento está lleno de detalles y la lista nos ayuda a tenerlos todos controlados”, explica Moya.

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Otro de los más frecuentes es suponer, lo que se termina traduciendo en situaciones no sólo complicadas sino también embarazosas para los organizadores. Es así como la comunicación entre las partes involucradas debe ser clara.

Finalmente, si se trata de un evento o reunión que requiera mucha planeación, “el error más grave es pretender planear el evento solo o asesorarse de manera equivocada pues, como se dice popularmente: lo barato sale caro. Una empresa especializada puede ayudar a cuidar aún mejor su presupuesto y ofrecerle calidad, experiencia y respaldo.  Un evento tiene un alto grado de complejidad,  es una oportunidad única y no se puede dejar en manos inexpertas”.

Cómo no gastar dinero

Finalmente y, no por ello menos importante, es considerar el presupuesto. Para ello, la clave está en tener un monto máximo a gastar. Según el experto en eventos, “luego se desglosa teniendo en cuenta todos los gastos que conlleva la realización de su evento.  La idea de esto es no tener sorpresas en imprevistos o sobrecostos que no se identificaron desde el principio”.

Es así como para ahorrar dinero también es importante cotizar y comparar precios de diferentes proveedores, sin dejar de lado la calidad y, aunque puede tomar tiempo, es bastante útil. “La clave para ahorrar no es sacrificar calidad si no tener recursividad, menos es más: una decoración minimalista se verá siempre mejor que algo saturado de elementos. La creatividad ayudará a cuidar el bolsillo y lograr grandes resultados”, concluyó Diego Moya, Fundador de Moya producciones.

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