¿Qué es y para qué le sirve el RUT?

En distintas ocasiones de la vida laboral y comercial nos es solicitado el registro único tributario, pero mucho no saben por qué. Conozca qué es, para qué lo necesita y cómo obtenerlo.

Actualmente, dentro de los registros de la
DIAN, se encuentran inscritas en el RUT
10.789.260 personas. Actualmente, dentro de los registros de la DIAN, se encuentran inscritas en el RUT 10.789.260 personas.
El RUT es administrado por la Dian y constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Si usted es de los que no conoce el propósito de este documento, resuelva a continuación sus dudas

1. ¿Qué es el Registro Único Tributario, RUT?
Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

2. ¿Qué es el NIT?
El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la Dian por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la Dian.

3. ¿Para qué sirve el RUT?

Para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano.

A su vez, le permite a la Dian contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

4. ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

• Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,
• Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
• Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
• Los agentes retenedores,
• Los importadores y exportadores,
• Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,
Los profesionales en compra y venta de divisas, y
• Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.
• Las personas naturales que cumplen deberes formales a nombre de terceros.
• Si contesta afirmativamente cualquiera de las siguientes preguntas, usted se encuentra obligado a inscribirse en el RUT:
o ¿Es usted persona jurídica o natural que tenga la calidad de contribuyente declarante del impuesto sobre la renta?
o ¿Su organización es no contribuyente del impuesto sobre la renta, pero se encuentra obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio?
o ¿Es usted responsable del impuesto sobre las ventas perteneciente al régimen común ó simplificado?
o ¿Es usted agente retenedor conforme lo señala el artículo 518 del Estatuto Tributario?
o ¿Realiza operaciones de importación, exportación o tránsito aduanero?
o ¿Se encuentra obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros, en su calidad de representante legal, revisor fiscal ó contador?
o ¿Fue usted catalogado como profesional en compra y venta de divisas por parte de la Dian?
o ¿Requiere usted solicitar la Certificación de Acreditación de Residencia Fiscal y/o sobre Situación Tributaria?
o ¿Se encuentra obligado a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo?
o ¿Es usted un inversionista extranjero?
o ¿Se encuentra usted obligado a expedir factura a pesar de no ser responsable del impuesto sobre las ventas, de acuerdo a disposiciones especiales o requiere la expedición de NIT como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada?
o ¿Es responsable del impuesto nacional al consumo?
o ¿Presta servicios de telefonía móvil?; o
o ¿Es prestador del servicio de expendio de comidas y bebidas de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 3 del Art. 512-1 del E.T?
o ¿Es vendedor o importador de bienes de que trata los artículos 512-3,512-4 y 512-5 del E.T.?; o
o ¿Actúa como intermediario profesional en la venta de vehículos usados?
o ¿Es responsable del Régimen Simplificado del Impuesto nacional al consuno?
o ¿Es productor o importador de gasolina y ACPM?
o ¿Es contribuyente del Impuesto sobre la renta para la equidad – CREE?
o ¿Es importador de maquinaria y sus partes (Decreto 2261 de 2012)?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en anteriormente.

 ¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?
Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

5. ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:
• Al inicio de la actividad económica.
• Al cumplimiento de obligaciones administradas por la Dian.
• A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
• Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente.

6. ¿Debo volver a registrarme si ya estaba inscrito?
Si, la Dian requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el Nuevo Registro Único Tributario, que reemplaza e incluye:

• El Registro Único Tributario utilizado por la Dian;
• El Registro Nacional de Vendedores;
• El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios
• El Registro de los usuarios aduaneros autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y
• El Registro de los Profesionales en la Compra y Venta de Divisas autorizados
Por lo anterior, todos los sujetos obligados, que ya estaban inscritos en el antiguo registro de la Dian, deben reinscribirse en el Nuevo Registro Único Tributario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el Decreto 2788 de agosto 31 de 2004.

7. ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?
Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT- tendrá vigencia indefinida y en consecuencia, no se exigirá su renovación (Art. 6 Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004)

8. ¿Cómo me inscribo?
La inscripción en el RUT comprende el diligenciamiento del formulario a través del portal virtual de la Dian www.dian.gov.co (se puede hacer directamente por el interesado, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención a nivel nacional), y su posterior formalización, que conlleva la presentación de los documentos requeridos para el trámite en los puntos de contacto habilitados por la DIAN o ante la Cámara de Comercio en caso de necesitar matrícula mercantil.

Para realizar la inscripción por la página web de la DIAN, ingrese al enlace:

http://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefInscripcionRutPortal.faces

Puede seleccionar si está actuando como
• Persona Natural no comerciante que realiza actividades excluidas del IVA (Ej. Asalariados, Rentistas de Capital, Transportador, actividades de la práctica médica u odontológica sin vinculación laboral, entre otros. Ver artículo 476 del Estatuto Tributario).
• Persona Natural comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción.
• Sucesión Ilíquida.
• Persona Natural del Régimen Simplificado del IVA No Comerciante.
• Nueva Persona Jurídica que no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio.
• Persona Jurídica comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción.
• Comerciante (Personas Natural o Jurídica) que aún no cuenta con el NIT y requiere el registro mercantil.

Diligencie el formulario con la información de identificación, ubicación y clasificación, para tal fin, el portal de la DIAN http://www.dian.gov.co ofrece capacitación virtual a través de videos y cartillas.

Después de completar toda la información, guarde el formulario (formato 001), pulse la opción enviar, siguiendo las instrucciones. En este momento el sistema solicita adjuntar los documentos requeridos, como soporte del trámite en formato PDF. El cliente debe esperar cinco (5) días calendario para recibir en el correo electrónico informado en el formulario el PDF del certificado de inscripción en el RUT.

Para las personas jurídicas y asimiladas que deben acreditar el requisito de titularidad de cuenta corriente o de ahorros, el sistema le generará el formato 1648 “Información Número de Identificación Tributaria –NIT-“, para que previo a la formalización de la inscripción, el interesado realice el trámite de apertura de cuenta ante la Entidad Bancaria correspondiente. Este formato 1648 tiene vigencia de 30 días calendario, prorrogable por 60 días más.

Si el trámite se realiza de forma presencial, el funcionario diligenciará el formulario de inscripción de acuerdo a la información suministrada por el usuario.


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