¿Para qué sirve la factura?

Además de confirmar la transacción de pago por un producto o servicio, ¿para qué le sirve la factura a quién la expide? Conozca las generalidades y funciones de este documento.

Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura.
¿Qué es la factura?
La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los hechos económicos. Sin embargo, para que con ella se soporten las partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos.

Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio no le serán aceptados los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas expedidas, sin el lleno de los requisitos legales por parte del obligado a facturar.

¿Quiénes deben expedir factura?
El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Cuándo se debe expedir la factura?
Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

¿Cuántas copias de la factura debe conservar el obligado a facturar?
Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.

¿Se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado?

No se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado.

¿Cuál es la sanción por no expedir factura o expedirla sin el lleno de los requisitos?

Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente, o si la expide sin el lleno de los requisitos legales, le puede generar el cierre del establecimiento por tres (3) días, o podrá ser sancionado pecuniariamente, dependiendo el caso.

Como consumidores podemos recibir uno de los siguientes comprobantes:


• Factura por talonario
• Factura por computador
• Factura por máquina registradora con sistema POS
• Factura por máquina registradora con sistema PLU
• Documentos equivalentes, como boletos de espectáculos y tiquetes
• La factura electrónica, la cual garantiza economía y un control automático

¿Cuáles son los requisitos de una factura?

• Estar denominada expresamente como factura de venta;
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios y discriminación del IVA pagado;
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
• Fecha de su expedición;
• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
• Valor total de la operación;
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

¿Cuáles son las funciones generales de la factura?
• Prueban la posesión de un bien o de un servicio.
• Permiten la solicitud de cambio en caso de resultar defectuoso el producto.
• Garantizan el ingreso al Estado del impuesto -IVA- o del impuesto al consumo pagado en el precio final de un producto.

De esta manera, se evita que el vendedor retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya incluida dentro del precio final del producto y que el impuesto que estamos pagando por el producto adquirido, ingrese efectivamente al Estado.

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