Tips para combatir la ‘reunionitis’

Si algo caracteriza el mundo corporativo actual es que hay muchas y muy malas reuniones. FP le muestra algunas fórmulas para acabar con las reuniones poco productivas basadas en el libro “Read This Before Our Next Meeting” de Al Pittampalli.

Las personas suelen reunirse, sin mucho avance. ¿Cómo remediar esto? Las personas suelen reunirse, sin mucho avance. ¿Cómo remediar esto?
Cuando existe una decisión importante por tomar, las personas suelen reunirse, sin mucho avance. Tristemente, las reuniones tradicionales fortalecen una cultura de aplazar las cosas. Y la única forma en que esto se puede solucionar es reinventando las reuniones para que sean más efectivas.

A continuación las siete fórmulas para combatir las malas reuniones:


1. ¿Tiene un fin?:
Peter Drucker solía decir que “muchas reuniones son un rasgo característico de compañías ineficientes”. Uno se reúne o trabaja; pero no puede hacer ambas cosas al mismo tiempo. Es por esto que Pittampalli considera que las decisiones deben ser el eje central de las reuniones modernas. “Son el motor que mueve a las empresas. Una reunión vale la pena para debatir una decisión o para analizar cómo ejecutarla”, explica.

2. Rápidas y concisas:

Al Pittampalli tiene la analogía perfecta para describir una buena reunión. “Estas deben ser menos como los aburridos comerciales en un partido de fútbol y más como los pits en una carrera de autos”, ilustra el autor. Todos hemos vivido la experiencia de sentirnos frustrados en una larga reunión. El problema es que nos obligan a parar el trabajo. Entonces, según Pittampalli, más vale reunirse para empujar y no para adormecer.

3. Los que son:

Este es un tema difícil de manejar. A veces las personas se sienten mal cuando no las tienen en cuenta, pero la verdad es que se asisten a muchas reuniones donde no se hace mucho. Según Pittampalli, cuando las reuniones son muy grandes se crea la cultura de que se puede pasar el tiempo sin trabajar. “Como el eje de las reuniones modernas son las decisiones. Usted debe asegurar que solo invita a las personas clave”, explica.

4. Nunca sin preparación:

De acuerdo con Pittampalli, se llama a ‘reunión’ a cualquier momento. No es raro entonces que cualquier despistado entre a una reunión sin haberla preparado de antemano. Para este autor, la preparación en una reunión arranca por quien la dirige. Esta persona debe establecer muy claramente: lugar, tiempo, participantes, objetivos, decisiones y, por sobre todo, responsabilidades.

5. Planes de acción definidos:
Uno de los argumentos más contundentes de Pittampalli lo vemos a diario: las reuniones se han convertido en una excusa para aplazar decisiones. La gran diferencia con las reuniones modernas es que, al final, cada decisión tiene un doliente. “Cuando la gente tiene claras sus responsabilidades siente que no perdió el tiempo en la reunión”, asegura.

6. Nada de ser informativos:

El autor expresa que existen varios tipos de reuniones que se deben evitar al máximo. “Muchos gerentes hacen reuniones simplemente porque sienten que ese es su trabajo”, asegura. En particular, considera que las reuniones meramente informativas deberían quedar en el pasado. “Si su interés es solo dar una información, hoy en día existen mil formas de hacerlo, sin alejar a la gente de su trabajo”, explica.

7. Para crear ideas:

En la propuesta de Pittampalli, las lluvias de ideas traen equilibrio al sistema. Es decir, si vamos a concentrarnos en ejecutar decisiones en las reuniones, también es crucial crear espacios para identificar nuevas posibilidades. Aunque son totalmente opuestas deben ir de la mano. “Muchas compañías no entienden el valor del brainstorming. Dedicar un tiempo a imaginar un nuevo futuro”, concluye el autor.

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