Cómo hacer que las reuniones de 2 horas duren solamente 30 minutos

Gran parte del tiempo en las empresas puede desperdiciarse programando reuniones en las que realmente no se trabajan temas importantes o siempre se termina hablando de aquello de lo que no se tenía planeado.

Cómo hacer que las reuniones de 2 horas duren solamente 30 minutos Cómo hacer que las reuniones de 2 horas duren solamente 30 minutos

¿Le ha pasado que tiene muchas cosas que hacer y, en ocasiones, las deja a medias o no alcanza por asistir a una reunión que dura 2 horas o más? Si bien tener el espacio para tratar y resolver asuntos importantes para una empresa puede ser útil, en ocasiones lo que hace es reducir la productividad.

Los grandes empresarios, como Warren Buffet, reconocen que el tiempo en realidad sí valen dinero, por lo que es uno de los activos más apreciados en sus compañías. Y es por eso que los encuentros entre empleados y jefes que son ineficientes pueden llegar a costar hasta US$37.000 millones, según datos que expone Ryan Holmes, influenciador en LinkedIn, traducidas en cerca de 60 horas al año.

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¿Cómo evadir esto?

¿Y ser más eficiente y productivo en las reuniones? Lo primero es considerar los motivos para la citación, los invitados y los recursos que se necesitan (sea información o tecnológicos).

• Por motivos: aquellas que están destinadas únicamente a informar decisiones o proyectos, evolución de algunos negocios o coordinación de detalles, no son nada útiles. Considere que todas ellas pueden ser tratadas a través de un correo electrónico, vía telefónica o conversaciones virtuales que evitan desplazamientos y altos niveles de concentración.

• Por invitados: a no ser de que se trate de una junta directiva, las reuniones más eficientes solo precisan de máximo cinco personas. Forbes explica que siempre debe tomarse el tiempo necesario para reconocer que aquellos que vayan a la reunión sean realmente afectados por lo que allí se va a tratar.

• Por recursos: considere qué se va a usar y la disponibilidad de éstos. En ocasiones las reuniones pueden demorarse cuando no se cuenta con el computador adecuado, el informe que se va a tratar no se “deja abrir” o la cifra que es importante aún no se ha podido calcular.

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¿Cómo hacerlas más eficientes?

No hay fórmulas para lograrlo, ni todas se pueden aplicar siempre, pero existen algunos puntos clave que, de tenerlos en cuenta, le pueden ayudar a hacer todo más rápido y de forma más productiva.

• Adhiérase al horario

Ni un segundo más, ni un segundo menos, dentro de lo posible. Con esto, también empieza a generar hábitos en sus compañeros o subalternos, recordando que en las reuniones el tiempo se comparte y debe respetarse la disponibilidad de los demás.

Forbes señala que, cuando empiece a tiempo, siga la agenda que previamente ha establecido con un tiempo aproximado de duración para trabajar cada tema y compártala previamente. Esto permite que las personas estén más concentradas.

• Prohíba los dispositivos tecnológicos

Los celulares o iPads hacen que las personas no mantengan la concentración en la reunión y empiecen a buscar actividades más interesantes, lo que resta la participación de estos invitados y, con ello, la efectividad.

• Haga seguimientos

En ocasiones, puede que no todas las personas hayan entendido lo trabajado en la reunión o no tengan buena memoria. Para eso, Forbes sugiere enviar un correo electrónico recordando los puntos clave y los acuerdos logrados en un máximo de 24 horas después de finalizada la reunión.

• Buena conducción

Toda reunión debe tener un moderador o un líder que sea capaz de darle dirección, asignar la palabra y evitar que se divague en temas que no sean importantes.

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¿Cómo saber cuándo acabarlas?

• Cuando los invitados se centran en discusiones que no corresponden a lo que se iba a tratar, originalmente.
• Cuando se cumple con el objetivo original.
• Cuando la gente empieza a bostezar.
• Cuando empiezan a revisar sus celulares.

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