¿Cómo lograr mayor control sobre las contrataciones?

Los altos mandos de las organizaciones deben tener mayor información al momento de aprobar los procesos de contratación, así como tener un mayor control durante la ejecución de los contratos aprobados.

Es necesaria la combinación de métodos de evaluación y de gestión para facilitar un mayor nivel de análisis y control. Es necesaria la combinación de métodos de evaluación y de gestión para facilitar un mayor nivel de análisis y control.
La celebración y administración de contratos representa un riesgo importante de gestión interna y un "punto ciego" para muchas empresas, que hace necesario contar con procesos contractuales estándar, formalmente establecidos y con controles más eficientes y eficaces, desde la planeación del contrato, la ejecución y la gestión del mismo, los cuales deben estar claramente alineados con la nueva forma de hacer negocios.

Las características de la actual economía global han hecho que las políticas de aprobación y ejecución de los diferentes contratos analizados por las grandes compañías, estén alineados con un objetivo claro de ahorro de dinero y de prevención de riesgos.

Para Myriam Pérez, líder de Contract Risk Services de EY, existen múltiples motivos que pueden evidenciar la existencia de riesgos en el proceso de gestión contractual, más aún, cuando hay factores que están aumentando el nivel de exposición en los contratos, por ejemplo:

• Un aumento significativo en la contratación de terceros para apoyar en los procesos de transformación de las organizaciones, nuevos esquemas de licenciamiento y propiedad intelectual.

• Las áreas de compras y abastecimiento están buscando cada vez más, diferentes formas de impulsar el ahorro de costos y maximizar las relaciones comerciales.

• La tercerización de procesos de negocios de apoyo.

• El aumento de la tendencia hacia la globalización.

• Requisitos reglamentarios que crean la necesidad de realizar contrataciones de temas muy especializados.


Estas situaciones, previamente expuestas pueden generar dudas a nivel de la alta dirección de la empresa y de la Junta Directiva, acerca de si la organización se encuentra administrando de manera adecuada estos riesgos ya que normalmente, la mayoría de los contratos de mayor cuantía son aprobados a nivel de Junta Directiva, haciéndolos solidarios sobre cualquier eventualidad que allí se presente.

Los métodos tradicionales de gestión de contratos, se basan en gran medida en listas de control, que a menudo se quedan cortas en la identificación de los factores clave que conlleven al fracaso de la gestión contractual. Es necesaria la combinación de métodos de evaluación y de gestión para facilitar un mayor nivel de análisis y poder velar porque la gestión contractual se realice siguiendo adecuadas prácticas de gestión de proveedores, cuente con adecuados puntos de control que permitan ser evidenciables y para monitorear y reportar el nivel del servicio prestado.

¿Qué hacer en los casos en que se genera duda de alguno de los procesos de contratación efectuados?

• Contar con un ciclo de vida de contratación que incluya suficientes y adecuados controles, con reporte periódico a la alta dirección y a la Junta Directiva.

• Definir un esquema de monitoreo adecuado de sus contratos, que le permita identificar oportunidades de ingresos y recuperación de gastos.

• Gestionar con mayor eficacia la volatilidad de los precios del mercado para buscar volver más eficientes los procesos de contratación.

• Creación de valor a través de la obtención de beneficios de integración de proveedores en los negocios, todos los contratos debería contar con medición de beneficios.

• Establecer medidas de desempeño transparentes a los proveedores de servicios.

• Contar con unos tiempos de contratación eficientes.

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