El costo de realizar una convención en Cartagena

por Edgar Santacruz

Cada año las empresas realizan un encuentro con sus ejecutivos con el fin de definir las políticas y estrategias para el año y Cartagena se ha convertido en epicentro de estos eventos. ¿Quiere saber cuánto le costaría hacer su convención allá? Siga leyendo.

El costo de realizar una convención en Cartagena El costo de realizar una convención en Cartagena
La intención de realizar un evento fuera de la ciudad base de operaciones de una empresa es lograr una integración de compañeros y unificación de criterios comerciales, especialmente de mercadeo, para aumentar la fidelización y captación de nuevos clientes, es por esto que Cartagena en los últimos años ha tomado este tinte empresarial, además del turístico que tiene años atrás.

Es por esto que el compromiso de trasladar un grupo de personas conlleva una planeación y logística muy acertada que inicia desde el momento mismo de la convocatoria. Finanzas Personales estuvo en Cartagena de Indias y habló con el productor de eventos Julián Fernando Urbina, quién hizo el ejercicio de costear un evento para 20 personas y estas fueron las tarifas promedio encontradas.

Puntos a tener en cuenta:
Temática: Al momento de desplazarse a Cartagena de Indias ya debe existir desarrollada una agenda y un tema como eje central que motive el interés de los convocados. Por lo que dos días de trabajo son suficientes para desarrollar la convención y es aconsejable además de las charlas del cuerpo directivo, traer un invitado para la charla central del tema.

La pre producción: El evento consta de material de trabajo, transporte aéreo, hotelería, alquiler del salón, equipos de video, estación de café, Coffee break, almuerzos, cenas corrientes y cena de clausura. La reserva de transporte y hotelería debe hacerse al menos con 30 días de antelación ya que la heroica es uno de los destinos más solicitados.

¿Y entonces cuánto cuesta?

Materiales de trabajo:
La papelería está en un valor cercano a $2.400.000, este valor incluye memorias de la convención, libreta, bolígrafo, material de apoyo y un recordatorio.
El alquiler de video beam cuesta $260.000 diarios.
Un conferencista nacional especial está por el orden de $7.500.000.

Transporte y acomodación:
Las tarifas de transporte aéreo por grupo puede iniciar desde $490.000 por persona en clase turista ida y vuelta. (Dependiendo de la aerolínea a elegir)

El servicio de hotelería inicia desde $151.000 diarios en acomodación doble en un hotel tres estrellas hasta $907.000 diarios en un hotel cinco estrellas, igualmente en acomodación doble.

No olvide que puede aprovechar que la mayoría de hoteles no cobran el salón hasta 40 asistentes si se alojan en sus instalaciones y contratan el servicios de catering y alimentación con ellos.

Alimentación:
Tenga en cuenta que el servicio de estación de agua y café inicia desde los $102.000, el servicio y alimentos del coffee break a partir de $208.000. Para el bufete de almuerzo se encuentran opciones a partir de $75.000 que incluye una entrada, plato principal y un postre, un valor similar también para la cena. Estos valores son en el restaurante principal del hotel sin ninguna decoración especial, si desea alguna decoración particular debe estimar alrededor de $1.500.000 de más por salón.

Si está pensando en un almuerzo o cena especial fuera del hotel, existe muy buena opción gastronómica en la ciudad antigua. Hoy por hoy hay buenas opciones de platos principales con dos copas de vino especial que inicia desde los $84.000 por persona y se aprovecha el show estándar de la locación. Si desea acompañamiento de un grupo musical folclórico reserve la suma de $750.000 por una tanda de cinco canciones.

No crea que puede salir más económico si localiza un restaurante de playa, pues el menú promedio con dos cervezas es del orden de $45.000. Con vino y la diversidad de platos, es mucho más costoso.

¿Y la playa?
Pero si quiere sorprender a los invitados con un viaje de un día de playa y almuerzo a islas del Rosario en una lancha exclusiva para su grupo debe reservar $185.000 por persona, precio en el que tendrá tres bebidas por persona durante el viaje, algunos bocadillos y mucho sol.

En promedio la convención en un hotel tipo tres estrellas está cercano a $1.370.000 por persona y si dispone de un poco más de recurso para un hotel cinco estrellas reserve $3.600.000 por persona, así usted habrá invertido en sus ejecutivos cerca de $72.000.000 millones por una convención de 2 días de trabajo. Usted decide.

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