5 programas que facilitan el trabajo del emprendedor y las startups

por Paula Moya

La oportunidad de llevar a un espacio intangible el encuentro de muchas mentes es algo que antes, en la época de los grandes filósofos del siglo pasado, nunca fue imaginado.

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La tecnología es maravillosa, y no hay duda que en el mundo de los negocios y el emprendimiento ha ayudado a unir personas en torno a objetivos laborales muy específicos. Además hoy en dia los espacios colaborativos, también conocidos como espacios de ‘coworking’, están desplazando el trabajo a plataformas donde la productividad y la interacción se puedan dar de una forma más flexible y transparente.

Por eso, no importa cual sea el sector de su compañía, es muy importante que todos sus trabajadores se encuentren conectados en lo que hoy conocemos como colaboración remota.

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Esto no es más que habilitar el estilo único del trabajo de cada grupo o equipo sin importar donde se encuentren ubicados. No solo lo ayudará a hacer mejor un seguimiento, sino que tendrá toda la información de su negocio en un solo lugar.

Florencia Bianco, directora de Relaciones Públicas y Comunicación de Microsoft Latinoamérica afirmó que el 85% de los empleados de Microsoft, que son unos 120.000, de los cuales 2.500 trabajan en América Latina y el Caribe, ya no tienen un espacio de trabajo físico fijo.

Lo que demuestra que los trabajos tradicionales de oficina, que requieren más tiempo en desplazamiento y muchas veces desincentivan la creatividad, están perdiendo cabida. De acuerdo con IDC (International Data Corporation), 72,3% de los empleados trabajarán de forma remota para 2020. Hoy los emprendedores están buscando espacios que promuevan la innovación y permitan estar más cerca de los clientes.

Andrés Jiménez, director de Mercadeo y Operaciones de Microsoft Colombia, le dijo a FP que “no ha existido en la historia un mejor momento para los emprendedores porque se está democratizando la tecnología de la nube. Que una compañía unipersonal tenga el mismo acceso a las mismas herramientas que una multinacional, significa que se están generando espacios flexibles”.

Para las pymes, emprendedores y startups las herramientas de productividad para el trabajador digital facilitan todo. Los miembros pueden trabajar desde cualquier lugar, cualquier dispositivo en cualquier momento y de una forma segura.

¿Qué ofrecen?

Con el uso de la tecnología es posible desde comunicarse a través de un chat para mantener a todos informados, compartir archivos, reuniones online, sistemas telefónicos, planes de llamadas, personalización de calendarios y eventos, hojas de cálculo, presentaciones, hasta publicar cada cambio hecho por algún colaborador o alguna novedad presentada en el negocio o empresa.

Por eso es que si su negocio o emprendimiento aún no utiliza gestores en la nube para facilitar las tareas y proyectos de sus empleados, puede que esté desaprovechando la oportunidad.

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Las plataformas

Google Suite:

Con esta herramienta de Google, los miembros reciben un correo institucional con un almacenamiento de 1 TB y acceso a todas las aplicaciones de Google Drive. También posee archivos de chats, conferencias, seguimiento de trabajo de cada usuario, edición a varias manos, Google Calendar, videoconferencias en vivo, compartir pantallas, y es bastante segura.

Tiene la opción de verificación en dos pasos y el inicio de sesión único, y usa la administración de dispositivos móviles para mantener sus datos protegidos por si se pierde un dispositivo o hay una rotación en el personal. Aunque es de pago, puede probarlo gratis durante 14 días.

Microsoft Teams:

Es la evolución de Office 365 empresarial. Incluye todos los servicios de Office (PowerPoint, Word, Excel) tanto para el envío como para la recepción de archivos, videollamadas individuales y grupales para el equipo y el clásico chat que incluyen las otras alternativas.

Tiene una característica que lo hace resaltar, y es que mediante tecnología de inteligencia artificial, permite el subtitulaje automático de presentaciones en Power Point y Resume Assistant (una nueva característica de LinkedIn en Word que permite crear hojas de vida a través de valores personalizados). También tiene Skype Translator que permite hablar en tiempo real con otra persona con quien no se comparte un mismo idioma.

Slack:

Una de las más usadas y la mayor competencia de las dos anteriores. Su ventaja principal, es que no sólo permite crear grupos, conversaciones privadas, canales, compartir enlaces o archivos adjuntos, etc… sino que usted lo puede configurar a su manera.

Puede personalizar las notificaciones dependiendo de si contienen alguna palabra, personalizar el sidebar con varios esquemas de color, seleccionar cómo se mostrarán los mensajes, incluso puede crear sus propios emojis y tiene opciones de seguimiento de lectura.

Azendoo:

Es totalmente acoplable con Google Drive, Dropbox, Evernote, Box y Skype. Una vez registrado se abre un escritorio con el nombre de su proyecto y le permite añadir miembros y trabajar sobre el planificador creando lista de tareas.

Puede incorporarlas al calendario, ponerle fecha prevista de finalización, crear lista de objetivos, ver su programa personal diario de trabajo, subir archivos, compartir o añadir esa tarea a otra persona, comentarios, o bien iniciar una llamada por Skype. Usted puede configurar para que se le notifique cualquier asignación de tareas, comentarios, recordatorios, tareas por email o en su celular.

Moovia:

Moovia es muy interesante porque se presenta como una red social privada. Usted puede actualizar su perfil importando sus datos, habilidades y currículum desde su cuenta LinkedIn. Tiene una interfaz muy parecida a Facebook donde usted entra y puede actualizar su “estado”, compartir archivos, comentarios, novedades, registrar los cumpleaños de cada miembro de su equipo, entre otros.

Puede crear grupos de trabajo, elegir y añadir qué miembros de su red social privada pertenecerán a cada grupo de trabajo determinado. También puede crear un “tracking” de la gestión de tiempo de cada uno. El plan para 10 miembros cuesta 10 dólares mensuales.

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