Facturación electrónica: ¿una nueva alternativa?

Los empresarios pueden encontrar en la facturación electrónica una herramienta que les ayude a mejorar sus procesos dando una mejor y más rápida respuesta a sus clientes.

Facturación electrónica: ¿una nueva alternativa? Facturación electrónica: ¿una nueva alternativa?

No es un misterio que las empresas sin importar su tamaño tienen como objetivo común lograr una rentabilidad que refleje el esfuerzo realizado para llevar el producto o servicio apropiado a los clientes o usuarios. Pero la gran incógnita es ¿cuáles alternativas se tienen?

En este sentido, los empresarios pueden encontrar en la facturación electrónica una herramienta que les ayude a mejorar sus procesos dando una mejor y más rápida respuesta a sus clientes.

¿Qué es factura electrónica?

La facturación electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser:

-Expedida
-Entregada
-Aceptada
-Exhibida y
-Conservada por y en medios y formatos electrónicos.

De acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos por ley 527 de 1999, el decreto 1929 de 2007 y la resolución de la Dian 14465 de 2007.

Las facturas electrónicas se determinan como un documento alternativo de facturación que debe ser aprobado legalmente por la Dian.

“Esta cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales, garantizando entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”, indica Nushika Zalentein, de Facture Colombia.

De esta manera, al realizar una compra de cualquier bien o servicio es necesario que exista ese respaldo legal donde se refleje el proceso de adquirir o vender un producto que al ser revisado, se compruebe su autenticidad e integridad durante todo el transcurso de la facturación, es decir, desde que se expide y durante la conservación de la misma.

La Dian autoriza el inicio de este procedimiento, como comenta Oscar Mauricio Moreno, director de consultoría de F&M Technology, “habilitando el envío de facturas en formato digital a través de internet mediante una plataforma segura eliminando la necesidad de imprimirlas. Es una Tendencia Mundial a la que Colombia no es ajena, como se aprecia en sus Política de "cero papel" de 2012 y La Política económica del CONPES 3620; Siguiendo países como México y Chile que son pioneros en Facturación Electrónica.”

En Colombia, ahora en el 2012 se cuentan por miles las compañías que usan facturación electrónica, y que vienen utilizándola desde hace varios años.

¿Cuáles son los beneficios de factura electrónica para su empresa?

Arturo Galindo B., gerente de Operaciones en S.E.R.E.S. Colombia comparte los beneficios otorgados por la facturación electrónica:

-Automatización de los procesos de facturación.
-Eliminación de intervención manual, reduciendo la posibilidad de errores.
-Aporta trazabilidad sobre los procesos de envío posibilitando el acortamiento de la gestión de cobros.
-Informa sobre estados de situación de la factura.
-Control de calidad, los sistemas de recepción comprueban la correcta elaboración de la factura.
-Agiliza procesos de almacenaje y consulta de las facturas.
-Disminución de los costos de operación.
-Agiliza la relación con los socios comerciales.
-Mejora el cash management financiero y operativo.

Estos beneficios comprenden el núcleo de un proceso que finalmente lleva a un crecimiento de las empresas y el país, puesto que al aplicarlo, el impacto medio ambiental disminuye, y los participantes se vuelven más competitivos a nivel mundial.

¿Cómo se puede garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica?

El Decreto 1929 de 2007 establece que se debe garantizar la autenticidad e integridad de los datos.

En Colombia, mediante la resolución 14465 Articulo 4 del 28/11/2007 se establece que las facturas electrónicas debe llevar “contenido técnico de control correspondiente a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito, tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos)”.

La Autenticidad de una factura electrónica se puede garantizar con el uso de certificados digitales o con otros métodos de firma electrónica, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.

La Integridad de una factura electrónica y en general de un documento digital, se garantiza mediante un “resumen, digest, o checksum”. Si los datos de la factura se modifican el valor inequívoco no coincide y es fácilmente identificado que el documento ha sido cambiado o no.

¿Qué no es factura electrónica?

Juan Alberto Carrillo de Ptesa, contribuye en seguida con una lista de ejemplos de errores de concepto, nociones equivocadas y algunos otros mitos alrededor de la factura electrónica:

Una factura electrónica es un archivo de computador que contiene una representación digital de la información de una factura.

No, un archivo de computador cualquiera que contenga una copia electrónica o una representación digital de una factura convencional NO es una factura electrónica porque no cumple los requisitos técnicos y legales que exige la factura electrónica.

Los siguientes son ejemplos de algunos de archivos electrónicos que NO son facturas electrónicas:

-Un archivo de imagen en cualquier formato como jpg, tiff, png, gif, bmp, etc., resultado de usar un proceso de digitalización de la factura convencional por medio del uso de un scanner.

-Un archivo pdf cuyo contenido es una representación gráfica de la factura física, contenida en una combinación de texto e imágenes.

Estas copias o representaciones electrónicas suelen tener el propósito de permitir la visualización de la información de la factura a través de un computador para agilizar algunos procesos administrativos, sin tener que recurrir a la búsqueda del original que generalmente está almacenado en sitios remotos, en bodegas especializadas.

Estas facturas convencionales allá almacenadas físicamente son las facturas válidas en estos casos. Los archivos de computador mencionados son sólo copias electrónicas, NO son facturas electrónicas.

¿Cómo hacer para utilizar la factura electrónica?

En Colombia existen varios proveedores de soluciones y servicios de facturación electrónica, debidamente autorizados y certificados, para permitir que los empresarios colombianos puedan acceder a las tecnologías necesarias para procesar facturas electrónicas adecuadas en lo técnico y lo legal.

A continuación se presenta una lista de algunas de estas empresas:

-Factur-e
-Fym
-Ptesa
-Seres
-Transfiriendo 

¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.