¡No más reuniones eternas! 

¿Se desperdicia o no tiempo en reuniones? La mayoría de personas diría que sí porque son encuentros que se prestan para todo tipo de discusiones. Pero no se puede negar que son vitales para las compañías y por ello siga estos consejos para sacarles el mejor provecho.

¡No más reuniones eternas!  ¡No más reuniones eternas! 

La gran mayoría de las decisiones, o por lo menos las más importantes, se toman en conceso después de una reunión, de ahí la importancia de estos encuentros, pues son en estas jornadas laborales en las cuales se dialoga, se debate, se organiza y sobre todo se hace un plan estratégico  para una posterior ejecución.

Sin embargo, qué pasa cuando usted tiene mil cosas que hacer y esa reunión le está quitando tiempo valioso. La respuesta es sencilla, ni está concentrado en la reunión ni está siendo productivo con sus labores y al final del día usted estará odiando a esa junta, cuando no debería.

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Ken Norton, Product Partner, Google Ventures reúne en su página algunos tips para mejorar la forma de reunirse en cualquier negocio.

  1. Reconozca quién tiene el mando 

En cada reunión debe haber un líder y por más que sea un espacio de discusión, no se puede convertir en una pelea eterna de temas sin ningún orden.  El dirigente del encuentro debe establecer desde el principio cómo será el orden de la agenda durante el encuentro y hacerla respetar. 

  1. Trate cada asunto con detalle 

El hecho de que esté reunido con un grupo no significa que todos los problemas son iguales, cada persona tiene una necesidad independiente, por eso si usted se reúne previamente con cada uno de ellos, primero llegará más informado sobre el tema y segundo le dará importancia a cada detalle que se haya discutido con anterioridad.

 Descarte reuniones innecesarias 

No todo tiene que ser consultado ni de conocimiento de todo el equipo, de ahí también el grado de confianza que usted tenga con cada trabajador.  Sustituya estos encuentros por mensajería instantánea, lista de correos o por encuentros casuales en espacios como la cafetería. 

  1. Pilas con su calendario 

Hoy en día hay diferentes herramientas para agendar reuniones y la gran mayoría están asociadas al correo electrónico y por lo tanto son públicas. El problema es que usted agende  todo su día ahí y cuando alguien quiera revisar sus espacios no los verá y se postergará. La idea es que use estos instrumentos, pero de nuevo, hágalo de manera ordenada y determinando prioridades. 

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  1. Menos es más 

Incluso en gente y no se debe tomar a mal. Lo ideal es que acudan menos de cinco personas", reconoce Norton. En Google, como política general, a cada reunión sólo puede asistir un máximo de diez personas. Los equipos deben enviar representantes en lugar de todo el grupo. Si no puede encontrar la manera de realizar la reunión con un grupo más pequeño, replantearse sus objetivos o de dividir y conquistar. 

  1. Cada reunión tiene un costo de oportunidad 

Bien dice el dicho “el tiempo vale oro” y a la empresa también le cuesta esa reunión, Estamos hablando de horas de trabajo... ¿merecía la pena? Es importante recordarle a la gente que durante la reunión también se cuentan como tiempo laborado. 

  1. Considere el tiempo de los demás 

No todo el equipo tiene la misma forma de trabajar, ni las mismas tareas, así que muchos tendrán varias cosas que hacer en un mismo día, mientras que otros pueden tener toda la mañana libre.  Así que pida respetuosamente que se quede el tiempo que considera necesario y si necesita salir lo haga de manera silenciosa y ágil.

      8. Cuando la reunión terminó, terminó 

“¿Si su viaje a casa tomó 15 minutos menos de lo normal, le pasa el tiempo restante se sienta en su camino de entrada?” Se pregunta Norton. No, es absurdo Si usted ha logrado los objetivos y la reunión terminó temprano: ¡Bien hecho! No le dé más largas al asunto y evite la pregunta ¿bueno y ahora de qué hablamos?

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