¿Y ahora qué, si pasa de independiente a empleado?

En muchos casos, las empresas trabajan con sus empleados a través de la firma de un contrato de prestación de servicios y, luego de un tiempo, deciden contratarlos por nómina. Esto parece ser muy bueno, pero hay errores que no debe permitirse cometer.

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Muchas de las formas en las que los colombianos inician o mantienen su vida laboral, es gracias a su condición de “trabajador independiente” que le permite manejar su negocio propio o acceder a un contrato por prestación de servicios.

Si bien esto puede resultar favorable para muchos, al poder manejar su tiempo y sus condiciones, la realidad es que un empleado independiente necesita ganar 60% más que un asalariado para tener el mismo nivel de ingresos.

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Es por eso que quizá la mayoría de veces las personas continúan la forma de encontrar condiciones mucho más favorables que le ayuden a sobrellevar las altas cargas fiscales y le ofrezca beneficios adicionales como el pago de las primas laborales.

Claro, muchas personas lo pueden llegar a lograr –aunque con dificultad- pero esto también implica tener unas precauciones pues, el paso del independiente al empleado si bien es sencillo, también requiere de una atención particular en ciertos detalles.

Lo que no debería olvidarse

De acuerdo con el experto José Jesús Ramírez, gerente de MiPlanilla.com de Compensar, en Colombia cualquier persona puede tener simultaneidad de contratos. Eso significa que se puede estar vinculado como un independiente contratista ante las administradoras de seguridad social y también como empleado.

“Y eso hoy sucede mucho, que se empieza como contratista y me termina contratando por nómina o existe ya como tal el vínculo”, explica Ramírez.

Pero aquí sucede un aspecto importante que en ocasiones los nuevos empleados suelen olvidar: Al existir estas dos vinculaciones la persona, como independiente, tiene una responsabilidad que es reportar todas las novedades correspondientes a través de la planilla PILA, como es el caso del retiro, es decir, que ya no va a seguir cotizando como independiente.

El vocero de Compensar explica que “hay un decreto que es el 1406 de 1999, articulo 39, que declara que cualquier omisión o inexactitud de la planilla es responsabilidad exclusiva del aportante. Eso implica que si yo no reporto retiro como independiente, la consecuencia es que ya estoy generando mora al sistema de protección social y esos aportes son exigibles pro parte de las administradoras, porque son recursos que no le pertenecen a esas administradoras, sino es parte del sistema general de seguridad social”.

Pero esto puede suceder no sólo cuando un independiente contratista va a ser vinculado por la empresa sino también en el caso en que la empresa decide terminar el contrato, por lo que es muy importante y necesario que a través de los operadores de información (como miplanilla.com o aportes en línea) se comuniquen y reporten la situación, o la novedad, de retiro.

“Esto se puede hacer por medio electrónico o asistido y eso se le reporta a las administradoras de seguridad social y ahí ya no van a tener inconvenientes de cartera con ninguna entidad”, sugirió Ramírez.

Un caso

En un ejemplo, Jorge llevaba un año trabajando con un contrato por prestación de servicios y, luego de ese tiempo, la empresa decidió contratarlo por nómina. Con ese contrato, Jorge estaba cotizando tenía un sueldo de $1’000.000, por lo que tenía que pagar $114.000 por salud y pensión.

Jorge inició su nuevo contrato en enero de 2015 pero al hacer el cambio de contrato, no dijo nada a su operador (el lugar donde pagaba). Luego, en enero de 2016 le llegó un reporte de su EPS haciéndole el cobro por todos los meses que estaba en mora, pues debía cerca de $1’368.000 por estos dos conceptos –aunque cada entidad lo cobra de forma independiente, salud a parte de pensiones-.

Ahora, Jorge debe asumir ese error, porque a pesar de que le seguía llegando a su correo electrónico los reportes de la planilla PILA, él nunca se interesó y dio por sentado que no habría nada que hacer.

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El cobro

Estos dineros se tratan de recursos parafiscales, por lo que, según explica el funcionario de Compensar, “hay entidades que se encargan de generar el cobro. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal, adscrita al Ministerio de Hacienda, va a adelantar acciones pertinentes para que personas realicen aportes oportunos”.

En sí, la responsabilidad recae sobre cada entidad prestadora de servicios de salud, administradora de riesgos laborales y cada administradora de fondo de pensiones, que son ellas mismas quienes tienen que adelantar acciones de cobro persuasivo para soportar que estos aportantes que están en mora o no hicieron la novedad, efectúen sus cotizaciones. Sin embargo, es bueno aclarar que estos saldos en mora no se reportan a centrales de riesgo, como Datacrédito.

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Los dos tipos de contrato

“Cuando una persona natural en Colombia tiene su propia fuente de ingresos, ya sea porque es cuenta propia o porque tiene su propio negocio y genera una declaración de renta, esa persona, con el último PND, ya obliga a que esas personas hagan cotizaciones a la seguridad social como cuenta propia”, señaló Ramírez.

Esto quiere decir que, efectivamente una persona que maneje dos tipos de vinculaciones no tiene ningún inconveniente, pero debe hacer la cotización por ambas vías. Esto funciona: como independiente, debe afiliarse y luego, la empresa con la que tiene el contrato, también hace la afiliación a las entidades de seguridad social.

Pero también puede suceder que una persona con estas características sencillamente deje el trabajo solamente para el contrato como empleado y deja que la empresa cotice solamente por ese contrato.

Entonces, puede meterse en un grave problema ya que “la misma Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal, que garantiza que se haga parte del sistema y todos gocen de las mismas prestaciones, trata de determinar al nivel de declarar renta que fue lo que percibió en el año la persona y si percibió ingreso de transacciones comerciales y no lo declaró, la unidad lo va a requerir y va a proceder a tomar las sanciones correspondientes por no haber cotizado sobre ingresos directos que tuvo como independiente y cuenta propia”.

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Las cuotas moderadoras

En el ejemplo anterior, si la persona tiene una vinculación como empleado y una vinculación como independiente, se suman ambos salarios para saber sobre qué nivel se pagan las cuotas moderadoras. Por ejemplo, si como independiente cotizo sobre una base de 1 millón y como empleado, cotizo sobre una base de 1’500.000 me va a afectar base de cotización y voy a pasar a ser rango 2 y voy a tener cuota moderadora más alta.

Pero hay otro aspecto que el funcionario Ramírez, de Compensar, también aconseja tener presente: “si mi esposa labora y yo también, pero yo soy cabeza de grupo y cotizo como independiente y como empleado y la cuota se aumenta mucho; pero como mi esposa está cotizando sobre un salario inferior, la cuota se respeta por el que menos devengue entre los dos”.

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