Tres pasos para cumplir con el Hábeas Data

Si su compañía requiere adaptarse a la ley 1581, hay que seguir una serie de pasos que deben tenerse muy en cuenta antes de comenzar el proceso.

Las empresas que no cumplan con la ley de Habeas Data tendrán que enfrentar cuantiosas sanciones. Las empresas que no cumplan con la ley de Habeas Data tendrán que enfrentar cuantiosas sanciones.
La implementación de la Ley 1581 requiere de un proceso al interior de las organizaciones que debe contemplar, según Everis, las siguientes adecuaciones para garantizar una puesta en marcha efectiva y acertada:

1. Adecuación Legal

En este ámbito se deben desarrollar políticas de privacidad y acuerdos de confidencialidad con los empleados para el manejo y acceso de la información.

Así mismo, se pueden crear cláusulas oportunas para el proceso de recolección de datos personales sin importar cual sea el canal de captura de la información. En caso de que el tratamiento de datos sea realizado por terceros, también se debe asegurar la administración de los datos en los contratos.

2. Adecuación Técnica

Para la parte Técnica se recomienda custodiar el acceso físico a la información personal, garantizando su privacidad.

De la misma manera, se deben llevar a cabo protocolos de copias de seguridad y establecer una norma interna basada en las mejoras prácticas.

3. Adecuación Organizativa

Finalmente se debe establecer una figura organizativa que vele por la protección de los datos personales y se rija por un Manual de Políticas y Procedimientos como lo exige la Ley 1581, que se encargue de permitir a los titulares de los datos personales ejercitar sus derechos de consulta y reclamos.

De este modo se puede obtener un proceso más claro y coherente para la correcta adaptación de la Ley.

Las iniciativas mencionadas se deben acompañar por programas de formación que brinden el conocimiento necesario y el alcance de esta norma a todos los empleados.

De lo contrario, se deben tener en cuenta las sanciones que pueden enfrentar las organizaciones que no cumplan con la ley de Habeas Data, que incluyen multas de hasta 2.000 salarios mínimos.

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