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¿Cómo averiguar la ‘hoja de vida’ de una empresa?

Si usted quiere hacer negocios con una determinada empresa, con seguridad querrá conocer algunas cosas de la misma, información que es de acceso público y que usted puede encontrar en el documento denominado “certificado de existencia y representación legal”.

Empresas, cómo se consigue el certificado de existencia de las empresas 123RF Foto: 123RF

La Cámara de Comercio de Bogotá es una entidad gremial que agrupa a los comerciantes para darles garantías a ellos en su calidad de comerciantes y a todo aquel que va a contratar con ellos. Las compañías deben registrar su existencia ante esta entidad y una de sus funciones es la de emitir el certificado de existencia y representación legal.

Aida Ulloa Riveros, abogada especialista en Derecho Comercial y Financiero, indica la importancia de este certificado afirmando que es el documento que prueba que una empresa o sociedad comercial existe o existió.

Cada una de estas empresas o sociedades tiene un número que las identifica denominado NIT (Número de Identificación Tributaria) es algo así como la cédula de una persona jurídica.

Todas las sociedades o empresas tienen una persona que está autorizada legalmente  para firmar o hacer contratos y en este certificado se encuentra el nombre de esta persona que tiene las facultades de representante legal, es quien representa a la compañía frente a terceros y puede firmar o llevar actos a nombre de la empresa o sociedad.

La abogada Aida Ulloa nos explica la importancia de la oponibilidad a terceros, que se traduce en la publicidad de los documentos con el contenido legal en este certificado para que cualquier persona pueda tener la posibilidad de verificar todo lo relativo a la sociedad, compañía, y comerciantes (en el caso de una empresa unipersonal) o personas naturales que se inscriben como comerciantes.

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Cuando usted tenga en sus manos un certificado de existencia y representación legal de una sociedad puede verificar y comprobar diferentes aspectos de la sociedad, tales como:

  • La antigüedad de la misma.
  • Fecha de expiración de la sociedad.
  • Su objeto social (lo cual significa a que se dedica la sociedad y que está autorizada a desarrollar).
  • Su domicilio.
  • Nombre y cantidad de los socios (Excepto las sociedades anónimas).
  • Monto del capital.
  • Nombre del representante legal y  facultades que este tiene para comprometer y obligar a la sociedad.
  • El número, la fecha y la notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato.
  • El nombre del representante  legal de la sociedad.
  • Las facultades conferidas en los estatutos y las limitaciones a dichas facultades, y en el evento que la sociedad tenga sucursales o agencias en otras ciudades del país, el documento y la fecha en la que se decretó su apertura, si las mismas se encuentran en jurisdicción diferente a la cámara.

Usted puede consultar y verificar cualquier tipo de información en la página de la Cámara de Comercio de Bogotá  www.ccb.org.co

De acuerdo a lo estipulado en el artículo 117 del Código de Comercio esta certificación tiene un valor eminentemente probatorio y está encaminado a demostrar la existencia y representación de las personas jurídicas.

Este certificado se puede solicitar de dos formas:

1. De manera presencial: En cualquiera de las sedes de la CCB, sin solicitar turno, hace  la fila respectiva para expedición de certificados  y  cancela el valor de $4.800. Lo único que debe tener claro cuando esté en la ventanilla para solicitar el documento es el NIT de la empresa o el nombre de la sociedad de la cual desea obtener el certificado.

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2. De forma virtual:

  • Es muy sencillo tiene que ingresar al portal de la cámara de comercio: www.ccb.org.co
  • En la parte superior derecha encontrará un cuadro verde que dice inscripciones y renovaciones.
  • Posteriormente da click en el cuadro que dice certificado electrónico.
  • Luego la opción que dice: solicite y pague (Acá tiene varias alternativas: utilizando tarjeta de crédito, tarjeta debito o dirigiéndose a cancelar de manera personal en un banco).

¡Pilas! Tenga en cuenta que esta opción solo es válida para empresas registradas en la Cámaras de Comercio de Bogotá (CCB). Recuerde que si usted tiene pensado crear su empresa o ya la tiene registrada, anualmente se debe renovar la inscripción ante Cámara de Comercio.

Hay varios aspectos en los que a usted le sirve verificar este documento:

  • Para saber acerca de la existencia de la sociedad.
  • Para verificar que la empresa se haya renovado.
  • Si se va a demandar en el caso de la sociedad limitada, también se puede demandar a los socios (en este documento se revisaría quienes hacen parte de la sociedad). De lo contrario sería muy difícil que usted conociera o tuviera acceso a ese tipo de información.
  • Conocer en qué ciudad aparece el domicilio de la empresa (jurisdicción para saber la ciudad en donde se ubica y en caso de un problema o litigio, saber dónde  se interpondrá la respectiva demanda).
  • Nombre del representante legal y dirección en caso de demanda para notificarlo.
  • Correo electrónico que tenga registrada la empresa para notificación (para enviar cualquier tipo de comunicación).

Tenga en cuenta que este tipo de formalidades le da las herramientas para hacer negocios de manera más segura. Estar registrado en la Cámara de Comercio es una manera de mostrar su seriedad a la hora de hacer negocios con terceros, y así como usted está en todo su derecho de solicitar este certificado, de la misma manera usted tiene la responsabilidad de estar registrado de tal manera de que aquellos con los que hace negocios tengan acceso a esta información. En un país con tanta informalidad es importante tomar las medidas necesarias que ayuden al progreso.  

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