| 10/2/2017 12:16:00 PM

Las 6 excusas que usan los dueños de empresas para no registrar sus bases de datos

Este proceso es importante para cumplir con la Ley 1581 de Habeas Data y su descuido puede golpear directamente la ‘caja registradora’ de los negocios. Le contamos qué lleva a los empresarios a olvidarse de este proceso y sus consecuencias.

Bases de datos, por qué las empresas no registran sus bases de datos 123RF

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

De acuerdo con las últimas cifras oficiales publicadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), tan sólo 146.910 de las casi 400.000 personas jurídicas inscritas en las 57 Cámaras de Comercio de Colombia, han registrado sus bases de datos.

¿Cuáles son las verdaderas causas por las cuales los empresarios colombianos, en su gran mayoría, no han acatado esta norma? A continuación pasaremos a enumerar las principales razones que mencionan un grupo de nuestros usuarios y que son el sentir general sobre las dudas que han rodeado la implementación de este proceso.

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# 1. Desconocimiento de la norma

Aunque la Superintendencia de Industria y Comercio ha realizado una gran campaña de sensibilización que incluye capacitaciones gratuitas online y viajes por todo el país informando acerca de esta norma, además de las grandes campañas de email marketing y publicidad en redes sociales, el plazo y sus obligaciones, los propietarios de las empresas han omitido este proceso debido al gran desconocimiento de ella, por lo cual es importante que los empresarios que no han completado el registro de su bases de datos antes del 31 de enero del 2018, resuelvan sus dudas y realicen correctamente esta obligación de ley.

# 2. Términos utilizados por la plataforma

Para el empresario del común todavía hay falta de claridad. Incluso muchos abogados con conocimientos en temas económicos y familiarizados con las TICs, desconocen términos usados en la plataforma del Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia.

Los más comunes y difíciles de entender son los relacionados con temas como “control de acceso”, o “sistema de gestión de seguridad de la información”, hasta el desconocimiento de términos como “bases de datos” “políticas de tratamiento” y “manual de seguridad”, entre muchos otros, lo cual ha generado confusión en los empresarios para continuar con el registro.

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# 3. La página web de registro colapsa

Más allá de la frialdad de “Preguntas frecuentes”, “manual de ayuda”, y un “video” tutorial que no contiene video, en el portal de la Superintendencia de Industria y Comercio no hay una respuesta eficiente.

Una dificultad adicional del proceso es que se debe realizar un registro en el cual el empresario debe contar con el RUT descargado directamente desde la página web de la DIAN, después de realizar el proceso de registro se encuentra con el punto donde se le indica al ciudadano cómo es el diagrama general de funcionamiento del sistema. En este punto, aún no se ha iniciado el proceso de los once pasos para realizar el registro de sus bases de datos, donde encontrará términos desconocidos, decretos, normativas y artículos, los cuales no serán mucho del interés del empresario que debe adelantar la inscripción de sus datos.

Lo más desgastante es cuando, surtido el trámite, el usuario se encuentra con la  sorpresa de que en cualquier paso de los mencionados que se llevan a cabo para realizar el registro, la página web colapse y deba ingresar los datos nuevamente.

#4. Dejar el registro de las bases de datos para última hora

Como sucedió durante la última semana de junio donde ya vencía el plazo para registrar las bases de datos, muchas empresas se encontraron con la sorpresa que durante todo el día, la página web no funcionaba, esto debido al gran número de empresas que estaban ingresando y a la falta de infraestructura tecnológica por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para arreglar el problema, la Superintendencia de Industria y Comercio decidió ampliar el plazo una vez más, algo que en muchos casos se está tomando como un juego y no como una norma que debe ser cumplida por toda empresa registrada en cámara de comercio del país. Esto lo hace la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de que las empresas tomen conciencia y no dejen el registro de sus bases de datos para última hora.

#5. Creer que la norma es sólo para las grandes empresas

En Colombia, el 80% de las empresas son Mipymes, donde la mayoría de sus gerentes y administradores tienden a pensar que el registro es sólo para las grandes compañías y multinacionales. La verdad es que los responsables del registro son todas las empresas registradas en cámaras de comercio del país.

Además, también involucra a las personas naturales, edificios y conjuntos, aunque estos con un plazo mayor al de las personas jurídicas, si cuentan con una base de datos ya sea de proovedores, distribuidores, empleados o clientes, quienes deben llevar  a cabo el registro nacional de bases de datos, no importa el tamaño de su empresa ni el número de activos que contenga.

#6. Pensar que se necesita personal especializado para realizar el registro

Aunque empresas como Mipyme han desarrollado plataformas como www.registronacionalbasesdedatos.com, para adelantar este registro en la plataforma del Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, no se requiere de dichos conocimientos legales ni tecnológicos para realizar su registro, tampoco es un trabajo que le corresponda a su contador, usted lo puede hacer solo debe de tener en cuenta los pasos a seguir y contar con toda la información y documentación necesaria antes de iniciar el proceso.

LUIS ÁLVAREZ. Gerente Comercial Mipyme S.A.S. con experiencia en asesoría a más de 150 empresas en inscripción de bases de datos y tratamiento de información.

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