| 6/25/2019 4:57:00 PM

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Este 2019 será un año de transición para implementar la facturación electrónica. Estas son algunas recomendaciones que debe considerar sobre esta medida.

Recomendaciones sobre la facturación electrónica La facturación deberá ser emitida a través de sistemas computacionales. Foto: Getty

El tiempo corre y la DIAN no da espera. Si usted es comerciante, ejerce profesiones liberales o presta servicios, esta información le interesa, ya que desde ahora está obligado a facturar electrónicamente. A continuación, los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta sobre esta medida.

En principio, la facturación electrónica es igual a la facturación tradicional, ya que soporta la venta de bienes y servicios. La única diferencia es que la digital deberá ser emitida a través de sistemas computacionales, por medio de un proveedor tecnológico. 

Este documento llegará al cliente y a la Dian, por lo que se elimina la necesidad de hacer el proceso de radicación. Así mismo, es importante tener en cuenta las condiciones que debe cumplir la factura electrónica, como por ejemplo, utilizar el formato electrónico XML, llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN y cumplir con los requisitos aplicables del artículo 617 y específicos del 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario.

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Ahora, ¿cómo funciona la facturación electrónica? En este caso, el proveedor tecnológico debe contar con las disposiciones señaladas por el Ministerio de Hacienda. Fundamentalmente, debe generar el archivo en el formato XML. 

Este proceso inició este año, por disposición de la Dian, que además estableció el calendario y los sujetos obligados a facturar, así que para saber quiénes están obligados a facturar y cuándo hay que tener en cuenta la actividad económica principal registrada en el RUT, la cual indica la fecha máxima para ser facturador electrónico. 

Deben tener en cuenta que antes de ser facturador electrónico, debe actualizar el RUT con la responsabilidad 37 “Obligado a facturar electrónicamente”. Para realizar esta actualización, es necesario tener activo el software con el cual se facturará y actualizar la resolución de facturación. 

El proceso de la facturación electrónica se compone de los siguientes elementos:

  1. Elaboración de la factura electrónica
  2. Generación en el formato XML 
  3. Entrega de la factura electrónica al adquirente: De acuerdo al artículo 773 del código de comercio el documento electrónico será entregada de forma virtual al receptor el cual contará con tres días hábiles en donde puede aceptar o rechazar dichos documentos transcurrido los tres días si el adquirente no lo ha rechazado automáticamente queda aceptado.

Cabe mencionar que actualmente, las facturas físicas se pueden anular si el cliente no la acepta, en cambio, con la facturación electrónica, si se comete un error no la podemos anular. Tenemos que generar la nota crédito, la cual tiene que llegar al cliente y a la Dian con el objetivo que la autoridad anule dicho ingreso. Es importante tener en cuenta que si se omite dicho paso, los ingresos se pueden duplicar.

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Una de las preguntas más frecuentes es si se tiene que volver a  actualizar la habilitación como facturador electrónico. Solamente se deberá realizar en caso de que ocurra alguna de los siguientes eventos:  cambio de proveedor tecnológico, cambio de soluciones tecnológicas o por cancelación de la autorización al proveedor tecnológico realizada por la DIAN.

Por último, es importante mencionar que las empresas obligadas a facturar electrónicamente y que incumplan con la fechas estipuladas, tendrán sanciones económicas y cierre temporal.

Analista de impuestos de Carrero & Asociados

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